Rechtliches

Anerkenntnis der Nutzungsbedingungen

Zusammenfassung

Mit Ihrer Einwilligung erklären Sie, dass Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Nutzung des Mahara ePortfolio Systems sowie die Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten, wie in der Datenschutzerklärung erläutert, zur Kenntnis genommen haben und den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Vollständige Richtlinie

Rechte und Pflichten

1. Alle Nutzenden haben sich vor einer entsprechenden Nutzung von Mahara ePortfolio System selbst zu versichern, ob sie damit personenbezogene Daten anderer Personen verarbeiten und ob dies rechtmäßig ist. Wenn FHP-Externe sich auf dem Mahara ePortfolio System befinden, müssen FHP-Angehörige vor Einstellung von personenbezogenen Daten prüfen, ob die Weitergabe der Daten an diese Dritten rechtmäßig ist. Von einer Teilung fremder personenbezogener Daten an Dritte ist in der Regel abzusehen, da dies datenschutzrechtlich schwer zu rechtfertigen ist. 

2. Eine Veröffentlichung von Ansichten des Mahara ePortfolio Systems zu Präsentationszwecken erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis. Schließt die Veröffentlichung personenbezogene Daten Dritter mit ein, obliegt der nutzenden Person oder einer Gruppe nutzender Personen, die die Ansicht veröffentlicht/veröffentlichen, die Aufgabe, die Zustimmung Dritter sowie aller involvierter nutzender Personen einzuholen. Grundsätzlich gilt, personenbezogene Daten Dritter zu entfernen bzw.  
 bzw. zu anonymisieren. 

3. Prinzipiell sollten Inhalte auf dem Mahara ePortfolio System nicht zur Sammlung/Speicherung von personenbezogenen Daten genutzt werden. Falls für Studien-, Forschungs-, Lehr- und Lernzwecke personenbezogene Daten von Dritten benötigt werden, müssen gesonderte Schutzmaßnahmen ergriffen werden (z.B. Festlegung des Umgangs der Daten, keine Veröffentlichung an Unbefugte). 

4. Die Löschung von Accounts auf dem Mahara ePortfolio System erfolgt automatisch nach einem Jahr Inaktivität auf dem System.

5. Bei der Nutzung des Mahara ePortfolio Systems gelten Rechtsvorschriften. Es dürfen keine rechtswidrigen Inhalte eingestellt und Rechte Dritter nicht verletzt werden; dies betrifft insbesondere Urheberrecht und personenbezogene Daten.

Erklärung

Ich habe die Informationen und Belehrungen zur Verarbeitung von Daten im Mahara ePortfolio System zur Kenntnis genommen. Ich erkenne diese als Nutzungsbedingungen an. Mir ist bekannt, dass zur Nutzung des Mahara ePortfolio Systems personenbezogene Pflichtangaben und Informationen im Rahmen von Lehre und Studium verarbeitet werden. Mit der Verarbeitung der weiteren von mir auf freiwilliger Basis im „persönlichen Profil“ hinterlegten Daten und der von mir namentlich veröffentlichten Beiträge sowie mit der Nutzung der von mir auf dem Mahara ePortfolio System bereitgestellten Daten und Dateien bin ich einverstanden. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit mit einer Mail an die verarbeitende Stelle widerrufen und meinen Account löschen lassen kann. Die eingangs genannten Datenschutzinformation können Sie jederzeit in der Fußzeile des Mahara ePortfolio Systems abrufen.

Datenschutzerklärung für Mahara ePortfolio System

Zusammenfassung

In unserer Datenschutzerklärung erläutern wir, wie Ihre Daten im Mahara ePortfolio System verarbeitet werden, welche Rechte Sie haben, wer Ihre Ansprechpersonen sind und geben weitere Nutzungshinweise.

Vollständige Richtlinie

1 Einführung

Mahara ePortfolio System ist eine Arbeits- und Lernplattform, auf der Daten verarbeitet und sicher bereitgestellt werden. Indem Sie die Online-Plattform benutzen, werden auch personenbezogene Daten von Ihnen und über Sie gespeichert.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und in Übereinstimmung mit dem für die Fachhochschule geltenden Brandenburgischen Datenschutzgesetz (BbgDSG) und dem Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG). In der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte aufklären. Sie können diese Datenschutzerklärung jederzeit im Mahara ePortfolio System nachlesen.

2 Ansprechpersonen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die: 

Fachhochschule Potsdam
vertreten durch die Präsidentin
Frau Prof. Dr. Eva Schmitt-Rodermund
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
E-Mail-Adresse: praesidentin(at)fh-potsdam.de
Website: https://www.fh-potsdam.de/informieren/organisation/hochschulleitung/

Den Datenschutzbeauftragten der Fachhochschule Potsdam erreichen Sie unter folgender Adresse:
Datenschutzbeauftragter
Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam 
E-Mail-Adresse: datenschutz(at)fh-potsdam.de

Kontakt der verarbeitenden Stelle
Das E-Learning Team des Fachbereichs 1 der Fachhochschule Potsdam erteilt Auskünfte, falls Sie Fragen oder Hinweise haben:
E-Mail: e-learning.fb1@fh-potsdam.de 

3 Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen

Die Plattform Mahara ePortfolio System wird zur Unterstützung des Studiums sowie bei Lehr- und Weiterbildungsveranstaltungen und für Gruppenarbeiten an der Fachhochschule Potsdam durch die Bereitstellung von Lehrmaterialien und -aktivitäten sowie Präsentations-, Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen eingesetzt. 

Von uns erhobene personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist bzw. dies durch Gesetze oder Vorschriften verlangt wird. 

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung einer übertragenen Aufgabe erforderlich, dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit es um die Verarbeitung von Daten aus Gründen der IT-Sicherheit geht, ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Fachhochschule Potsdam erforderlich und stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Personen einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Im Rahmen der Teilnahme an Moodle-Kursen, in denen eine Arbeit mit dem Mahara ePortfolio System verbunden ist, werden für die Zwecke der Teilnahme an Lehrveranstaltungen und Prüfungen notwendige personenbezogene Pflichtangaben und Aktivitätsdaten verarbeitet. Die rechtliche Grundlage für diese Verarbeitung sind die Datenschutz-Grundverordnung der EU (EU-DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. e) in Verbindung mit dem § 14 Abs. 9 des Brandenburgischen Hochschulgesetzes (BbgHG).

Die Erhebung, Speicherung oder Nutzung darüber hinausgehender personenbezogener Daten im Mahara ePortfolio System erfolgt freiwillig (und folglich im Rahmen einer Einwilligungserklärung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung in elektronischer Form). Beispiele von Informationen, die Sie auf freiwilliger Basis eingeben können, werden im Abschnitt „Art der Datenverarbeitung“ aufgeführt. 

Die in Mahara ePortfolio System verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nicht für andere als die vorgesehenen Zwecke verwendet. 

4 Art der Datenverarbeitung

Bei der Nutzung des Mahara ePortfolio Systems werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erhoben: Name, Vorname und Campus.Account-Adresse. Diese Daten können nicht geändert werden. Alle weiteren öffentlichen Angaben des jeweiligen Nutzendenprofils erfolgen freiwillig. 

Die vorübergehende Speicherung der Verbindungsdaten, insbesondere der IP-Adresse, durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung von Mahara ePortfolio System an den Rechner der Nutzenden zu ermöglichen. Für jede nutzende Person wird die IP-Adresse im Mahara ePortfolio System gespeichert, von dem Ort an dem der Zugriff erfolgt. 

Darüber hinaus werden für die Aufrechterhaltung der Funktionalität und zur Problembehebung im Mahara ePortfolio System die Beiträge und Aktivitäten der Nutzenden in Protokolldateien, sogenannten Eventlogs, in der Mahara-Datenbank für 3 Monate gespeichert. Diese Daten dienen der Bearbeitungen von Fehlern und Problemen des Mahara ePortfolio Systems. Die zur individuellen Problemlösung eventuell in Verbindung stehenden personenbezogenen Daten werden von allen E-Learning Mitarbeiter*innen und Administrator*innen vertraulich behandelt und ausschließlich für den Zweck der Problembehebung bearbeitet.

Alle Nutzenden des Mahara ePortfolio Systems können die Profile anderer Nutzenden einsehen. Inwieweit Daten neben den o.g. personenbezogenen Daten auf dem Profil veröffentlicht werden, obliegt der Freiwilligkeit der jeweiligen Nutzenden. 

Sofern das Mahara ePortfolio System zur Einreichung von Prüfungsleistungen verwendet wird, besteht eine Verbindung zu den personenbezogenen Daten in Moodle. 

5 Dauer der Speicherung von Daten/ Löschfristen

Für die Dauer der Speicherung sowie die damit verbundenen Löschfristen gilt für das Mahara ePortfolio System im Allgemeinen, dass jeder Account nach einem Jahr Inaktivität automatisch gelöscht wird, sofern keine individuelle Vereinbarung für den Account getroffen wurde. Die detaillierte Speicherung und Löschung von Daten ist je nach Nutzendenkategorie wie folgt geregelt:

Studierende

Das zentrale Studierenden-Benutzerkonto der FH Potsdam (Campus.Account) wird 6 Monate nach dem Abschluss des Semesters gelöscht, in welchem die Exmatrikulation vollzogen wurde. Der Moodle-Account wird 30 Tage später, nach Löschung des Campus.Accounts, gelöscht. Mit der Deaktivierung des zentralen Benutzerkontos der FH Potsdam (Campus.Account) ist eine Anmeldung in Moodle und damit auch nicht mehr im Mahara ePortfolio System möglich. Darüber hinaus können Sie ihr Mahara-Konto jederzeit löschen lassen, wenn nicht andere Regelungen entgegenstehen. Sofern Sie noch einen Moodle-Zugang besitzen und sich wieder auf Mahara anmelden, wird jedoch ein neuer Mahara-Account angelegt. Hierzu reicht das Schreiben einer formlosen E-Mail an den Mahara-Support unter der Adresse e-learning.fb1@fh-potsdam.de. Daten in Ihrem persönlichen Profil, die Sie auf freiwilliger Basis eingegeben haben, können Sie jederzeit selbst löschen. 
Prüfungsrelevante Ergebnisse, die über das Mahara ePortfolio System bei Moodle eingereicht werden (z. B. Ansichten) werden bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.
Inhaltsdaten werden gelöscht, wenn der Mahara-Account gelöscht wird oder diese einzeln von den Nutzenden entfernt werden. Allgemein gilt, dass der Account auf dem Mahara ePortfolio System nach einem Jahr Inaktivität automatisch gelöscht wird. 

Beschäftigte, hauptamtlich Lehrende und Lehrbeauftragte

Der Campus.Account wird spätestens 6 Monaten nach Beendigung der Beschäftigung gelöscht (außer bei abweichenden individuellen Absprachen mit der betroffenen Person). Der Moodle-Account wird 30 Tage nach Löschung des Campus.Accounts gelöscht und damit auch der Zugang zum Mahara ePortfolio System. Mit der Deaktivierung des zentralen Benutzerkontos der FH Potsdam (Campus.Account) ist eine Anmeldung in Moodle und Mahara nicht mehr möglich. Lehrende haben selbstverantwortlich ihre Daten vom Mahara ePortfolio System zu exportieren, um diese vor der Löschung zu speichern. Eine Speicherung durch die Fachhochschule Potsdam erfolgt nicht. Bei einer abweichenden individuellen Absprache kann der Mahara-Account auf einen externen Zugang übertragen werden, um eine fristlose Aufbewahrung des Accounts zu ermöglichen. 

Externe Nutzende

Externe Nutzende sind Personen, die über keinen Campus.Account, aber einen Zugang zum Mahara ePortfolio System verfügen. Die Konten von externen Mahara-Nutzenden werden automatisch und regelmäßig ohne Ankündigung gelöscht, wenn auf sie länger als ein Jahr nicht zugegriffen wurde. Bei einer abweichenden individuellen Absprache kann für einen Mahara-Account eine fristlose Aufbewahrung geregelt werden. 

6 Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der verantwortlichen Person zu:

• Sie können von der verantwortlichen Person eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von der verantwortlichen Person Auskunft über sowie eine Kopie dieser Daten gemäß Art. 15 DSGVO verlangen. Diese Daten werden Ihnen nach Bearbeitung Ihrer Anfrage in Ihrem Profil zur Verfügung gestellt. 
• Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung (gemäß Art. 16 DSGVO). Sofern inkorrekte Daten gespeichert werden, können Sie diese zum Teil selbst anpassen (selbst erfasste Profildaten) oder die Verantwortlichen auffordern, dies zu tun. Die Verantwortlichen werden der Aufforderung nachkommen, sofern die Berichtigung berechtigt und angemessen ist.
• Sie haben ein Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (gemäß Art. 17 DSGVO). Sie haben einen Anspruch darauf, dass Daten gelöscht werden, die tatsächlich falsch sind oder für die verantwortliche Person keinen weiteren Zweck hat. Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn die verantwortliche Person verpflichtet ist, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder durch andere Verpflichtungen noch vorzuhalten. Die Pflicht zur Speicherung von Daten kann auch nach Exmatrikulation bestehen. Es besteht ebenfalls kein Anspruch auf Löschung, wenn Informationen von Ihnen selbst verfasst wurden und diese im Kontext mit Informationen anderer Nutzenden stehen (z.B. Forenbeiträge).
• Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung durch die Verantwortlichen (gemäß Art. 18 DSGVO). Die Verantwortlichen werden sicherstellen, dass Daten im Fall der Einschränkung nur solchen Personen zugänglich sind, die die Daten unbedingt einsehen müssen. Dazu können sie sich der Mittel der Pseudonymisierung und der Anonymisierung bedienen.
• Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung (gemäß Art. 21 DSGVO). Sie können der weiteren Nutzung der Daten widersprechen. Dies kann nur in die Zukunft hinein wirksam werden. Das Widerspruchsrecht ist keine automatische Verpflichtung zur Löschung der Daten für die Verantwortlichen. Sofern die Verantwortlichen Speicherpflichten aus anderen Gründen haben, werden sie dies abwägen und Sie informieren.
• Sie haben ein eingeschränktes Recht auf Datenübertragbarkeit (gemäß Art. 20 DSGVO, Abs. 1 und Abs. 3). D. h., Sie haben einen Anspruch, Daten, die von Ihnen selbst außerhalb von Lehrsituationen verfasst wurden, in einem elektronischen Format, das für die Nutzung an einer anderen Stelle eingesetzt werden kann, zu erhalten.
• Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (gemäß Art. 77 DSGVO). Im Falle eines Verstoßes gegen gesetzliche Bestimmungen zum Schutz der über Sie gespeicherte Daten können Sie die zuständige Aufsichtsbehörde ansprechen. (Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, LDA, https://www.lda.brandenburg.de/).

Sprechen Sie bitte zuerst die verarbeitende Stelle, die verantwortliche Person bzw. die behördliche datenschutzbeauftragte Person der FH Potsdam an (siehe Punkt 2). In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen. 

7 Verwendung von Cookies

Das Mahara ePortfolio System verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzenden gespeichert werden. Wird das Mahara ePortfolio System aufgerufen, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzenden gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. 

Das Mahara ePortfolio System verwendet folgende drei unterschiedliche Cookies: ‚ctest‘, ‚mahara‘ und ‚cookieconsent_status‘. Das Cookie ‚ctest‘ dient der Überprüfung, ob ein Anlegen von Cookies auf dem System der Nutzenden möglich ist. Es ist die Voraussetzung, dass das eigentliche Cookie 'mahara' angelegt werden kann.

Das Cookie 'mahara' bewirkt als Session-Cookie, dass Nutzende beim Zugriff auf die Seiten des Mahara ePortfolio Systems eingeloggt bleiben. Dabei ist eine verschlüsselte Session-ID enthalten und sie verweist auf eine auf dem Server zeitlich begrenzt gespeicherte Session, d. i. eine durch die Nutzenden hervorgerufenen Status auf dem Server aufgrund der konkreten Browsersitzung bei der aktiven Nutzung des Mahara ePortfolio Systems.  Dabei sind die Informationen zum Benutzernamen und zum Zeitpunkt der Aktivität enthalten und die Session-ID wird vom Browser im Cookie ‚mahra‘ gespeichert. 
Eine Session wird nach einem bestimmten Zeitraum, in dem Mahara nicht aktiv genutzt wird, automatisch beendet. Nach Beendigung einer Sitzung und spätestens nach dem Schließen des Browserprogramms wird das Cookie ‚mahara‘ einschließlich der Session gelöscht.

Das Cookie ‚cookieconsent_status‘ speichert, ob die Nutzenden der Verwendung von Cookies zugestimmt haben. Sofern das Cookie gesetzt ist, fragt das Mahara ePortfolio System nicht erneut, ob der Benutzung von Cookies durch Mahara durch die Nutzenden zugestimmt wurde. Dieses Cookie löscht sich nicht automatisch. 

Nutzende haben stets die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Eine Veränderung von Browsereinstellungen kann die Übertragung von Cookies einschränken oder sogar deaktivieren. Gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Die Funktion kann auch automatisch erfolgen, sofern die Einstellung vorgenommen wirde. Werden Cookies für das Mahara ePortfolio System deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden. 

8 Nutzung externer Dienste

Mahara-Nutzende haben im Rahmen Ihrer ePortfolio-Gestaltung die Möglichkeit externe Dienste (z.B. YouTube, Google Apps) einzubinden. Diese Angebote werden nicht von der FH Potsdam betrieben und unterliegen in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz allein den Verfahrensweisen des externen Anbieters. Die Einbindung externer Dienste obliegt zur Zeit der Verantwortung der Mahara-Nutzenden. 
9 Weitere Verarbeitung für andere Zwecke
Es ist nicht beabsichtigt, die Daten zu anderen als den oben genannten Zwecken zu verwenden. Bei einer Aktualisierung der Datenschutzerklärung werden Sie informiert und erneut um Kenntnisnahme gebeten.